Les verbatims

L’une des premières étapes après avoir enregistré une rencontre ou un échange entre des personnes est d’en faire le verbatim, c’est-à-dire la transcription fidèle des propos captés. Il est à noter que selon votre projet, une traduction synthèse peut également suffire, mais il y a le risque de dénaturer involontairement les paroles. Ce travail, qui facilitera grandement le traitement des contenus pour y dégager le sens des propos, peut être assez long à effectuer. En effet, à moins d’écrire très rapidement, il faut constamment mettre sur pause l’enregistrement pour compléter les notes et faire des retours en arrière pour s’assurer que rien ne manque. Bref, il faut prévoir le temps en conséquence.

Lorsqu’il est question d’enregistrer des tables de discussions ou des discussions de groupe, il est recommandé d’avoir une personne attitrée à la prise de notes pour faciliter la transcription en verbatim par la suite. Il est important de noter les noms complets des participants et d’inscrire leurs initiales avant leurs interventions dans le verbatim. Cela permet de se retrouver plus facilement dans l’enregistrement. C’est également le cas si des codes de temps sont annotés. Dans ce contexte, les verbatims permettent de cibler, d’extraire et d’utiliser des passages qui sont particulièrement pertinents. Nous recommandons de valider ces passages avec les personnes concernées afin de s’assurer que leurs propos ne sont pas pris hors contexte ou dénaturés.

S’il est question de compiler les enregistrements dans une banque de données, le verbatim permet de comprendre plus rapidement les thématiques abordées et d’en faire ressortir des mots-clés qui faciliteront la recherche au sein de l’archivage.

Outils disponibles
  • Express Scribe : Pour la réalisation facile et rapide de verbatims à partir de fichiers audio ou vidéo, le logiciel Express Scribe est idéal. On peut y glisser notre enregistrement pour le réécouter en même temps qu’on écrit les propos sur un autre logiciel en plus de pouvoir utiliser des touches rapides comme pause, retour de 5 secondes, accélérer ou ralentir la cadence, etc. On peut utiliser ces touches pour contrôler l’enregistrement à notre guise sans avoir à toujours se promener entre les programmes.

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Fiche « Les verbatims »
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Exemple de verbatim
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Le résumé synthèse

Une fois la phase de verbatim complétée, il peut s’avérer utile de cibler les propos pertinents et de couper les passages qui ne le sont pas. Cela permet de conserver l’essence des discussions enregistrées et de les condenser en un document de travail beaucoup moins volumineux. Le résumé synthèse peut prendre plusieurs formes, mais les plus fréquentes sont celles d’un texte structuré ou schématique.

Si l’intention est de compiler les enregistrements et les verbatims au sein d’une banque d’archives, ce résumé peut également servir de texte de présentation desdits enregistrements.

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Fiche « Le résumé synthèse »
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Exemple de résumé synthèse pour les contenus audiovisuels
Tableau Excel téléchargeable

 

Le traitement thématique des contenus

En recherche historique, il est souvent question de soutenir des réflexions ou des idées par des citations ou des paroles. Une fois le verbatim terminé, certains thèmes récurrents émergeront. Afin de traiter ces ensembles thématiques, il est suggéré d’utiliser un code de couleurs permettant d’associer différentes interventions à un groupe thématique en particulier. Par exemple, il est possible de surligner tous les passages abordant la sédentarisation des communautés d’une même couleur. Par la suite, ces ensembles thématiques peuvent être regroupés entre eux en prenant soin de bien indiquer les thèmes qui les relient entre eux.

Cette étape peut également être effectuée en même temps que le verbatim ou le résumé synthèse lorsqu’il est question de contenus audiovisuels. En utilisant un tableau où sont indiqués des codes de temps, les thématiques abordées, les personnes, les événements importants mentionnés ainsi qu’un résumé des propos, il est possible d’en arriver à un outil très pratique qui permet de rechercher rapidement des thématiques précises au travers de tous les contenus audiovisuels. Un exemple de tableau de contenus ainsi qu’une version utilisable sont disponibles pour téléchargement dans cette section.

Outils disponibles
  • Miro : Cet outil permet d’accéder à un tableau interactif sur lequel il est possible de faire des graphiques et des modélisations, d’insérer des Post-its, etc. C’est un outil très utile lors du traitement thématique de documents (notamment pour faire émerger les liens entre les thèmes qui surgissent), mais aussi lors des séances de remue-méninges en équipe, car il permet à plusieurs personnes de modifier simultanément le tableau.
  • Xmind : Xmind est un logiciel permettant la réalisation d’arborescence. C’est un outil particulièrement pratique lorsqu’il est question d’étaler vos thématiques ressorties et d’en faire ressortir les liens qui les unit. Ce logiciel peut également vous servir lorsqu’il sera temps de réfléchir à vos contenus et aux façons de les transmettre.
Outil téléchargeable
Fiche « Le traitement thématique des contenus »
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L’indexation et les systèmes de classification

L’indexation est une technique permettant de classer des documents qui seront par la suite réutilisés et analysés. Une façon simple de le faire est de compiler dans un tableau les mots-clés issus de la phase de traitement thématique et d’y associer les documents qui les abordent. Cela permet de gagner du temps lors de la recherche de documents concernant une thématique en particulier. Plus la banque de documentation est grande, plus cet outil est utile.

Voici quelques informations qui devraient se trouver dans l’index :

  • Le nom complet du document;
  • Son emplacement (surtout pour les objets et les documents privés);
  • La quantité de pages ou d’objets (d’une même série);
  • L’auteur ou le concepteur;
  • L’année de création;
  • La collection auquel le document appartient;
  • Les conditions d’utilisation (est-ce accessible au public? Est-ce que les données sont confidentielles? doivent-elles être anonymes?);
  • Une description sommaire et résumée du contenu;
  • Des mots-clés associés au contenu;
  • Un lien pour y accéder (si le document a été numérisé).

S’il est prévu de faire don des documents à un organisme possédant déjà son propre système de classement, il pourrait être utile de rencontrer la personne qui est responsable de ce système. Cette procédure est conseillée afin de comprendre le système en question et de le réutiliser dans le but d’inclure plus rapidement et plus facilement la documentation au sein de cette banque de données.

Outils disponibles
  • Google Drive : cet espace Web de Google permet de compiler les recherches et les entrevues réalisées, et de les partager. Il permet également de créer et de modifier des documents de style Word ou Excel simultanément avec d’autres personnes.
  • SharePoint : cet outil de Microsoft facilite le travail d’équipe en permettant le partage de fichiers, de données, d’actualités et de ressources entre les membres d’une équipe. Beaucoup de communautés utilisent la suite Office 365, dont l’abonnement peut inclure celui à SharePoint.
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Fiche « L’indexation et les systèmes de classification »
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4.2 Sécurisation des données